1. Ett gott värdskap
Detta är den enskilt viktigaste faktorn för om artister/bokningsbolag kommer att vara nöjd med dig som arrangör. I ett gott värdskap ingår att få artisterna att känna sig välkomna, samt att tillgodose artisternas krav och önskemål. Tänk på att turnélivet kan vara slitsamt och att artister behöver rätt förutsättningar för att kunna utföra ett bra arbete. Självklart ska kraven vara inom en rimlig gräns och de kan diskuteras med artisterna/bokningsbolagen.
- Avsätt en person som sköter all kontakt med artisterna, som ständigt går att få tag på och som hela tiden är till förfogande. Frågor, oförutsedda händelser och problem uppstår alltid.
- Ge tydlig information: tider, faciliteter, ljudutrustning, scenstorlek etc. (se ”svarsformulär för livescener” för information som artister brukar vilja ha). Ju tydligare information desto mindre frågetecken och oförutsedda problem vid konsertdagen.
- Mervärde. Ge eller gör något som artisterna inte förväntat sig. Gärna något med personlig och lokal prägel. Det kan vara något enkelt och behöver inte kosta pengar. Ofta är det mervärdet som artisterna tydligast kommer ihåg av värdskapet.
- Följ ”ridern”. Artister har ofta en så kallad ”rider” (en lista med önskemål) som ska följas. En rider är vanligtvis indelad i tre delar: 1. ”Hospitality rider” anger vad som ska finnas i logen, måltidsönskemål, hotellstandard etc. 2. ”Technical rider” beskriver vilken utrustning som behövs på och i anslutning till scenen för att genomföra konserten. 3. Stage plot är en ritning som visar hur utrustningen ska vara placerad på scenen
2. Upprätta ett skriftligt kontrakt
Upprätta ett skriftligt kontrakt som tydligt anger vad ni och artisten/bokningsbolaget kommit överens om. På så sätt undviks konflikter, oklarheter och oförutsedda kostnader. Här är det viktigt att ni som arrangör ställer krav på artisterna/bokningsbolagen för att ni ska kunna genomföra arrangemanget på bästa sätt, precis på samma sätt som de ställer krav på er. Har en artist ett bokningsbolag brukar det formulera kontraktet.
3. Minimera utgifterna
Att arrangera livekonserter kan vara både dyrt och tidskrävande, speciellt om du som arrangör har ambitionen att boka artister som är bosatta och verkar utanför Norrbotten. Oftast ligger du på ett stort minus långt innan själva arrangemanget genomförts. Exempel på utgifter du kommer att ha är: gage, resa, boende, mat, ljudutrustning (PA-system, backline), ljudtekniker, personal, marknadsföring. Här kommer några förslag på hur utgifterna kan minskas:
Välj en gageuppgörelse som passar för ditt arrangemang:
Fast gage. En direkt utbetalning till artisterna av en överenskommen summa. Vanligt bland etablerade artister som går via större bokningsbolag. En passande uppgörelse om arrangören känner sig relativt säker på att intäkterna kommer att täcka upp utgifterna för arrangemanget.
Spela ”på dörren”. Gaget baseras på en viss procent av biljettförsäljningen, oftast på nettot dvs. den vinst som arrangören gjort efter att ha dragit av alla utgifter. Procentsatsen brukar varieras beroende på hur etablerad artisterna är och hur många artister som uppträder.
Garantisumma. I samband med en ”på-dörren-spelning” går det att bestämma en garantisumma, dvs., en lägsta garanterad summa oberoende av antalet besökare. I kontraktet brukar detta uttryckas, Arvode: 6000kr eller90% av biljettintäkterna, vilket som störst. I detta exempel tjänar alltså artisten minst 6000 kr, men beloppet kan också vara högre beroende på hur mycket 90 % av biljettintäkterna blir.
Pay to play. Artisten betalar själv för att spela. Här är två exempel:
Det ena innebär att arrangören ger artisten ett antal biljetter att sälja. Säljer artisten under ett överenskommet antal kan artisten bli tvungen att betala arrangören mellanskillnaden. Säljer artisten över det överenskomna antalet kan artisten däremot tjäna pengar.
I det andra exemplet betalar artisten en engångssumma och kan då inte tjäna pengar annat än på försäljning av merchandise och skivor. Denna variant används mest för att sälja ut förbandsplatser på turnéer och större konserter.
Hyra eller köpa ljudutrustning?
Det här är en fråga som är viktig att ta ställning till eftersom att ljudutrustning är dyrt och är en av de största utgifterna vid ett arrangemang. Lägg därtill en eventuell ljudtekniker. Det är många faktorer som väger in såsom hur ofta konserter arrangeras, storleken på livescenen/lokalen, storleken på artisterna/banden och hur etablerade artister är som bokas.
Fördelen med att gå via en professionell ljudfirma är att de tar hand om all teknik (ljudet kommer att låta bättre) och du behöver inte lägga tid och energi på det. Vidare kan de svara på alla de tekniska frågor artisterna har, uppfylla artisternas tekniska specifikationer, samt lösa de problem som eventuellt uppstår. De är själva försäkrade och tar kostnaderna ifall något går sönder. Olika alternativ här är att leasa utrustningen under en längre tid eller göra ett avtal för ett visst antal arrangemang.
Mindre arrangörer/livescener som återkommande bokar artister/band rekommenderas att investera i en egen utrustning. Det krävs inte många arrangemang så har utrustningen betalat sig själv. Med lite övning går det också att sköta ljudet själv utan att behöva hyra in en ljudtekniker. Tänk på att köpa beprövade märken av erkänt god kvalitet och kräv också att få provlyssna på utrustningen innan köp. Det finns en stor andrahandsmarknad för PA-system och det är därför enkelt att sälja vidare utrustningen ifall den inte längre behövs.
Det bör påpekas att de flesta livescener/arrangörer, oavsett storlek, som äger sin egen ljudutrustning ofta behöver komplettera med ytterligare ljudutrustning som de hyr in från en ljudfirma.
Samarbeta med andra arrangörer/livescener
Genom att gå samman med andra arrangörer/livescener kan artister erbjudas flera spelningar istället för bara en. Därigenom kan gaget förhandlas ner och övriga kostnader såsom resa och boende delas mellan arrangörer/livescener. Det blir också lättare att attrahera artister på detta sätt.
Sök bidrag/sponsorer/medfinansiärer
Det finns en mängd olika bidrag att söka och potentiella sponsorer/medfinansiärer därute. Oftast ligger problemet i att man inte vet att de finns eller hur man fyller i en ansökan eller gör en projektplan. Här kan det vara läge att ta hjälp av någon med erfarenhet, gå en enklare utbildning eller lära sig av att studera tidigare ansökningar/projektplaner. Om ditt arrangemang inte faller inom ramen för öronmärkta bidrag eller projektpengar, tänk då igenom om konceptet/idén kan ändras för att det ska göra det.
4. Skapa upplevelser
Det går aldrig att utgå från att det kommer bli fullsatt eller att biljettintäkterna täcker utgifterna för ett arrangemang, speciellt inte om en oetablerad artist bokats. Ha alltid som utgångspunkt: Hur ska jag få folk att komma till mitt arrangemang, oavsett om de är intresserade av att se konserten eller inte? Svaret på frågan är att skapa en upplevelse där konserten är en del av det du erbjuder dina gäster. Tänk i koncept, ha en röd tråd och lägg till värden till ditt arrangemang som du kan ta betalt för och tjäna pengar på. Viktigt här är att identifiera din målgrupp för att kunna anpassa upplevelsen på bästa sätt efter den.
5. Använd sociala- och traditionella medier
Syns du inte så finns du inte. Det känns som en självklarhet, men är ändå värt att påpeka. Trycksaker såsom affischer, annonser och flyers i all ära, men den största genomslagskraften har de medier som faktiskt är gratis. Ha som rutin att kontinuerligt avsätta tid för de sociala medier och traditionella medier som finns att tillgå. Fundera även hur du kan ”sticka ut” i det massiva mediebruset.
Använd sociala medier som exempelvis Facebook, Twitter, Instagram, Youtube, blogg och hemsida. I princip alla använder någon/några av dessa medier och de bevakas också frekvent av journalister. Vill du spara tid går det att nyttja smarta funktioner som kopplar samman sociala medier, t.ex. så att det du skriver på Facebook samtidigt publiceras på Twitter och din hemsida eller vice versa.
De traditionella medierna, dvs. tidningar, radio och tv är, trots de sociala mediernas intrång, fortfarande den bästa gratismarknadsföring som går att få. Lär dig att skriva pressmeddelanden och vilka tidpunkter det är bäst att skicka dem. Identifiera de nyckelpersoner i mediebranschen som är lämpligast att kontakta för ditt ändamål. Utnyttja dina kontakter.
Medierna fyller även en annan viktig funktion och det är för din egen omvärldsbevakning. Bevaka och följ artister, musikjournalister, musikmagasin, livescener, bokningsbolag etc.. Livemusik är en färskvara och det gäller att hänga med för att kunna göra bra bokningarna. Håll ögon och öron öppna.
6. Välj ”rätt” datum och tid
Många arrangemang misslyckas av den enkla anledningen att datum och tid är illa valda. Den ovan nämnda omvärldsbevakningen blir här betydelsefull för att hitta ett datum och tid som passar. Försök även ha en öppen dialog med andra lokala arrangörer för att samsas om de datum och tider som finns att tillgå. Här gäller det också att lära känna sin målgrupp, deras rörelsemönster och rutiner. Exempelvis vet Café Gasskas i Jokkmokk att lokalbefolkningen helst går ut på fredagar, varav det är den dag i veckan som är lämpligast att arrangera en livespelning på.